प्रोफॉर्मा › प्रोफॉर्मा इनवॉइस फ़ॉर्मेट

प्रोफॉर्मा इनवॉइस फ़ॉर्मेट: तस्मिन् किं लेखनीयम्

प्रोफॉर्मा इनवॉइस टैक्स इनवॉइस इव दृश्यते, किन्तु तत् इनवॉइस-रूपे केवलम् एकः ऑफ़र। क्रेतारः तेन क्रयस्य अनुमतिं ददति, धनस्य व्यवस्थां कुर्वन्ति, लोन इम्पोर्ट-लाइसेंस वा आवेदयन्ति, अतः तत् पूर्णं यथार्थं च भवेत्।

प्रोफॉर्मा इनवॉइस-इत्यस्य भागाः

1. शीर्षकं "Proforma Invoice"। तत्र "Tax Invoice" इति न लिखेत्, येन कोऽपि तत् GST-बिलं न मन्येत।
2. भवतः विवरणम्: व्यापारस्य नाम, सङ्केतः, राज्यं, GSTIN (रजिस्टर्ड चेत्), फ़ोन, ईमेल च।
3. प्रोफॉर्मा नंबर दिनाङ्कः च। स्वकीयां सीरीज़ उपयुङ्क्ताम्, यथा PI/26-27/001, टैक्स इनवॉइस नंबर-तः पृथक्।
4. कदापर्यन्तं वैलिड। अन्तिमः दिनाङ्कः यावत् मूल्यानि शर्ताः च प्रतिज्ञाताः।
5. क्रेतुः विवरणम्: नाम, सङ्केतः, राज्यं, अस्ति चेत् GSTIN च। राज्यम् एव निर्णयति कः GST लगति।
6. आइटम: विवरणं, HSN अथवा SAC कोड, मात्रा यूनिट च, रेट, डिस्काउंट, टैक्स-पूर्वं मूल्यं च।
7. GST: प्रत्येकपङ्क्तौ रेट, कुलराशिषु CGST + SGST अथवा IGST, येन क्रेता पूर्णां राशिं जानाति।
8. कुलराशिः शब्देषु राशिः च।
9. पेमेंट-विवरणम्: बैंकस्य नाम, खाता नंबर, IFSC, UPI ID च, एडवांस-रूपेण कियत् आवश्यकं च।
10. शर्ताः: डिलीवरी-कालः, एडवांस, फ़्रेट (भाटकम्), वारंटी, किं न अन्तर्भवति च।
11. हस्ताक्षरम् भवतः, अथवा भवता अधिकृतस्य जनस्य।

एकम् उदाहरणम्

मूल्यम् ₹88,000। क्रेता अन्यस्मिन् राज्ये अस्ति, अतः IGST 18% = ₹15,840। कुलराशिः ₹1,03,840। शर्ताः: "ऑर्डर-सह 50% एडवांस, शेषं डिस्पैच-पूर्वम्। एडवांस-तः 12 दिनेषु डिलीवरी। 15 दिनानि यावत् वैलिड।"

लघवः किन्तु महत्त्वपूर्णाः विषयाः

• टैक्स इनवॉइस-उपरि यानि आइटम-नामानि रेट च लेखिष्यति तानि एव लिखतु। क्रेतारः द्वयोः तुलनां कुर्वन्ति।
• यदि मूल्यं परिवर्तितुं शक्नोति (धातुः, ईंधनम्), तर्हि शर्तेषु तत् लिखतु।
• किमपि परिवर्तते चेत् नूतनेन नंबर-सहितं संशोधितं प्रोफॉर्मा प्रेषयतु, कस्य स्थाने तत् इति च लिखतु।