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प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस फ़ॉर्मेट: इस पर क्या लिखें

प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस दिखता टैक्स इनवॉइस जैसा है, पर यह इनवॉइस की शक्ल में सिर्फ़ एक ऑफ़र है। खरीदार इससे खरीद पास करवाते हैं, पैसे का इंतज़ाम करते हैं या लोन या इम्पोर्ट लाइसेंस के लिए अप्लाई करते हैं, इसलिए यह पूरा और सही होना चाहिए।

प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस के हिस्से

1. हेडिंग "Proforma Invoice"। इस पर "Tax Invoice" नहीं लिखा होना चाहिए, ताकि कोई इसे GST का बिल न समझे।
2. आपकी डिटेल: बिज़नेस का नाम, पता, राज्य, GSTIN (अगर रजिस्टर्ड हैं), फ़ोन और ईमेल।
3. प्रोफ़ॉर्मा नंबर और तारीख। अपनी अलग सीरीज़ रखें, जैसे PI/26-27/001, टैक्स इनवॉइस नंबरों से अलग।
4. कब तक वैलिड। वह आखिरी तारीख जब तक दाम और शर्तें पक्की हैं।
5. खरीदार की डिटेल: नाम, पता, राज्य और GSTIN अगर हो। राज्य से तय होता है कि कौन सा GST लगेगा।
6. आइटम: विवरण, HSN या SAC कोड, मात्रा और यूनिट, रेट, डिस्काउंट और टैक्स से पहले की वैल्यू।
7. GST: हर लाइन पर रेट और टोटल में CGST + SGST या IGST, ताकि खरीदार को पूरी रकम पता हो।
8. टोटल और रकम शब्दों में।
9. पेमेंट डिटेल: बैंक का नाम, अकाउंट नंबर, IFSC और UPI ID, और एडवांस में कितना चाहिए।
10. शर्तें: डिलीवरी का समय, एडवांस, भाड़ा, वारंटी, और क्या शामिल नहीं है।
11. सिग्नेचर आपके या जिसे आपने अधिकार दिया हो उसके।

एक सैंपल

वैल्यू ₹88,000। खरीदार दूसरे राज्य में है, इसलिए IGST 18% = ₹15,840। टोटल ₹1,03,840। शर्तें: "ऑर्डर के साथ 50% एडवांस, बाकी डिस्पैच से पहले। एडवांस के 12 दिन में डिलीवरी। 15 दिन के लिए वैलिड।"

छोटी बातें जो मायने रखती हैं

• वही आइटम के नाम और रेट लिखें जो टैक्स इनवॉइस पर लिखेंगे। खरीदार दोनों को मिलाकर देखते हैं।
• अगर दाम बदल सकता है (धातु, ईंधन), तो यह शर्तों में लिख दें।
• कुछ भी बदले तो नए नंबर के साथ बदला हुआ (revised) प्रोफ़ॉर्मा भेजें, और लिखें कि यह किसकी जगह है।