প্রোফর্মা › প্রোফর্মা ইনভয়েস ফরম্যাট

প্রোফর্মা ইনভয়েস ফরম্যাট: এতে কী লিখবেন

প্রোফর্মা ইনভয়েস দেখতে ট্যাক্স ইনভয়েসের মতো, কিন্তু আসলে এটা ইনভয়েসের চেহারায় একটা অফার মাত্র। ক্রেতা এটা দিয়ে কেনাকাটা মঞ্জুর করান, টাকার ব্যবস্থা করেন বা লোন বা ইমপোর্ট লাইসেন্সের আবেদন করেন, তাই এটা পুরো আর নির্ভুল হতে হবে।

প্রোফর্মা ইনভয়েসের অংশগুলো

1. হেডিং "Proforma Invoice"। এতে "Tax Invoice" লেখা যাবে না, যাতে কেউ এটাকে GST-র বিল না ভাবে।
2. আপনার ডিটেলস: ব্যবসার নাম, ঠিকানা, রাজ্য, GSTIN (রেজিস্টার্ড হলে), ফোন আর ইমেল।
3. প্রোফর্মা নম্বর আর তারিখ। নিজের সিরিজ ব্যবহার করুন, যেমন PI/26-27/001, ট্যাক্স ইনভয়েসের নম্বর থেকে আলাদা।
4. কবে পর্যন্ত ভ্যালিড। যে শেষ তারিখ পর্যন্ত দাম আর শর্ত পাকা।
5. ক্রেতার ডিটেলস: নাম, ঠিকানা, রাজ্য আর GSTIN থাকলে সেটা। রাজ্য দেখেই ঠিক হয় কোন GST লাগবে।
6. আইটেম: বিবরণ, HSN বা SAC কোড, পরিমাণ আর ইউনিট, রেট, ডিসকাউন্ট আর ট্যাক্সের আগের দাম।
7. GST: প্রতিটি লাইনে রেট, আর মোটে CGST + SGST বা IGST, যাতে ক্রেতা পুরো টাকাটা জানেন।
8. মোট টাকা আর কথায় টাকার অঙ্ক।
9. পেমেন্টের ডিটেলস: ব্যাংকের নাম, অ্যাকাউন্ট নম্বর, IFSC আর UPI ID, আর অ্যাডভান্স হিসেবে কত লাগবে।
10. শর্ত: ডেলিভারির সময়, অ্যাডভান্স, ভাড়া (ফ্রেট), ওয়ারেন্টি, আর কী কী ধরা নেই।
11. সই আপনার বা আপনার অনুমতি পাওয়া কারও।

একটা নমুনা

দাম ₹88,000। ক্রেতা অন্য রাজ্যে, তাই IGST 18% = ₹15,840। মোট ₹1,03,840। শর্ত: "অর্ডারের সঙ্গে 50% অ্যাডভান্স, বাকি ডিসপ্যাচের আগে। অ্যাডভান্সের 12 দিনের মধ্যে ডেলিভারি। 15 দিন ভ্যালিড।"

ছোট কিন্তু জরুরি কথা

• ট্যাক্স ইনভয়েসে যে আইটেমের নাম আর রেট লিখবেন, এখানেও ঠিক সেগুলোই লিখুন। ক্রেতা দুটো মিলিয়ে দেখেন।
• দাম বদলাতে পারলে (মেটাল, জ্বালানি), সেটা শর্তে লিখে দিন।
• কিছু বদলালে নতুন নম্বর দিয়ে রিভাইজড প্রোফর্মা পাঠান, আর কোনটার জায়গায় এটা, সেটা লিখে দিন।